Quanto ti costa prendere un appuntamento
Ogni appuntamento preso al telefono richiede qualche minuto: rispondere, guardare l'agenda, proporre un orario, trovarne un altro perché quello non va bene, segnarlo. Moltiplicato per tutti gli appuntamenti della settimana, è un pezzo di giornata che se ne va. E fuori dagli orari di apertura il telefono non risponde nessuno: chi cerca un appuntamento la sera, dal divano, spesso prova con qualcun altro.
Le prenotazioni online sul sito web lavorano anche quando tu non ci sei. Chi visita il sito vede i giorni e gli orari liberi, sceglie quello che gli va bene e lascia i suoi dati. L'appuntamento finisce nella tua agenda, a lui arriva la conferma via email e, il giorno prima, un promemoria.
Come funziona per chi prenota
Il percorso è breve, perché ogni passaggio in più fa perdere qualcuno per strada:
- sceglie il servizio, se ne offri più di uno, con la durata e il prezzo indicativo se vuoi mostrarlo;
- sceglie giorno e ora in un calendario che mostra solo gli orari davvero liberi;
- lascia nome, email e telefono, più le informazioni che ti servono per prepararti;
- riceve la conferma subito, con data, ora, indirizzo e cosa portare;
- riceve un promemoria prima dell'appuntamento, con il link per spostarlo o disdirlo.
Tutto funziona bene da telefono, dove arriva la maggior parte delle prenotazioni, e senza dover creare un account.
Come funziona per te
Gli orari li decidi tu: giorni di apertura, pause, ferie, durata di ogni servizio, tempo libero tra un appuntamento e l'altro, quanto anticipo serve per prenotare. Se lavorate in più persone, ognuno può avere il suo calendario e i suoi servizi.
Le prenotazioni le vedi nel pannello del sito e, se vuoi, nel calendario che usi già, per esempio quello del telefono: così non devi controllare due agende. Se un appuntamento salta, l'orario torna libero da solo.
Meno appuntamenti dimenticati
Il promemoria automatico è la parte che più si fa sentire nel lavoro di tutti i giorni. Chi riceve un messaggio il giorno prima, con la possibilità di spostare l'appuntamento con un clic, se ne dimentica molto meno spesso. E chi non può venire tende a disdire, liberando l'orario per qualcun altro, invece di non presentarsi.
Per i servizi più lunghi o più richiesti si può chiedere un acconto al momento della prenotazione, con carta o PayPal. Chi ha già pagato una parte si presenta, e se non si presenta l'acconto copre almeno in parte il tempo perso. Ne parlo nella pagina sui pagamenti online.
Per chi è utile
Le prenotazioni online servono a chiunque lavori per appuntamenti:
- studi medici, dentistici e di fisioterapia: visite, controlli, sedute, con servizi di durata diversa. Ne parlo nella pagina sui siti per dentisti;
- psicologi e professionisti della salute, per il primo colloquio, che chi ti cerca preferisce chiedere senza telefonare: vedi i siti per psicologi;
- studi legali e consulenti, per le prime consulenze;
- centri estetici, parrucchieri, palestre e studi di yoga, con lezioni, posti limitati e abbonamenti;
- visite, tour ed esperienze, con date fisse e un numero massimo di partecipanti.
Privacy e dati sanitari
Una prenotazione raccoglie dati personali, e in ambito sanitario anche dati delicati. Per questo chiedo solo quello che serve davvero, tengo i dati sul tuo sito e non su un servizio esterno quando non è necessario, e preparo il modulo con il consenso giusto. L'informativa privacy va scritta con il tuo consulente: io ti dico con precisione cosa raccoglie il sistema e dove finisce.
Perché non un servizio esterno
Esistono piattaforme di prenotazione già pronte, e per qualcuno vanno bene. Ma di solito costano un abbonamento mensile, mostrano il loro marchio, portano chi prenota fuori dal tuo sito e a volte gli propongono anche i tuoi concorrenti. Un sistema di prenotazioni dentro il tuo sito ha la tua grafica, i tuoi testi e i tuoi dati, e chi prenota resta da te dall'inizio alla fine.
Come lo costruisco
Partiamo da come lavori oggi: quali servizi offri, quanto durano, chi li fa, cosa ti serve sapere prima di un appuntamento. Da lì configuro calendario, orari, email di conferma e promemoria con i tuoi testi, e lo proviamo insieme con qualche prenotazione di prova prima di aprirlo al pubblico.
Le prenotazioni si possono aggiungere anche a un sito che hai già, se è fatto con WordPress. Altrimenti è un buon momento per pensare a un restyling.
