Il lavoro che nessuno vede
In molte attività il sito e i programmi di lavoro vivono separati. Arriva un ordine dal sito e qualcuno lo ricopia nel gestionale del magazzino. Arriva una richiesta dal modulo di contatto e qualcuno la incolla nel CRM. A fine mese qualcuno esporta un elenco, lo sistema su Excel e lo carica altrove.
Sono minuti, ogni volta. Messi insieme diventano ore ogni settimana, e ogni passaggio a mano è un'occasione per sbagliare un codice, dimenticare un cliente, sbagliare una quantità. L'integrazione tra sito web e gestionale toglie di mezzo questi passaggi: i dati partono dal sito e arrivano dove servono, da soli.
Cosa si può collegare
Quasi tutti i programmi gestionali moderni hanno un modo per parlare con altri sistemi, di solito un'API. Le integrazioni che mi chiedono più spesso:
- e-commerce e magazzino: gli ordini del sito entrano nel gestionale, le giacenze tornano sul sito, così non vendi quello che non hai;
- moduli e CRM: ogni richiesta di contatto diventa un contatto nel CRM, con la pagina da cui è arrivata;
- fatturazione: dopo un pagamento la fattura parte da sola, o arriva pronta al tuo commercialista;
- email marketing: chi si iscrive dal sito finisce nella lista giusta, con il consenso registrato;
- prenotazioni e calendari: gli appuntamenti presi dal sito compaiono nel calendario dello studio;
- cataloghi e annunci: prodotti o immobili gestiti in un programma esterno compaiono sul sito senza ricaricarli.
Come funziona un'integrazione
Detto in modo semplice, il sito e il gestionale si mandano messaggi. Quando succede qualcosa da una parte, un ordine, un'iscrizione, un pagamento, il sito avvisa l'altro sistema e gli passa i dati nel formato che si aspetta. In alcuni casi lo scambio è istantaneo, in altri avviene a intervalli, per esempio ogni ora.
La parte delicata non è il collegamento in sé, ma cosa succede quando qualcosa va storto: il gestionale non risponde, un dato è incompleto, un codice prodotto non esiste. Un'integrazione fatta bene se ne accorge, riprova, e se non riesce ti avvisa, invece di perdere il dato in silenzio. È la parte su cui passo più tempo.
Su misura o con un servizio già pronto
Esistono servizi che collegano programmi diversi senza scrivere codice, e per i casi semplici vanno benissimo: quando bastano, te lo dico e li configuro io. Quando i dati sono tanti, le regole complicate o il gestionale poco diffuso, conviene un collegamento scritto su misura, che non dipende da un abbonamento in più e fa esattamente quello che serve.
In entrambi i casi il lavoro comincia allo stesso modo: capire quali dati passano, in quale direzione, e cosa deve succedere quando qualcosa non torna.
Cosa mi serve per cominciare
Per valutare un'integrazione mi servono tre cose:
- il nome dei programmi che usi, e se possibile l'accesso alla loro documentazione tecnica;
- il flusso di oggi: chi ricopia cosa, da dove a dove, e quanto spesso;
- le eccezioni: i casi strani che oggi gestisci a mano, perché sono quelli che fanno saltare le integrazioni.
Con queste informazioni ti dico se il collegamento si può fare, con quale strada e quali limiti. A volte la risposta è che non conviene, perché il gestionale non lo permette o perché il lavoro costerebbe più delle ore che fa risparmiare: meglio saperlo subito.
Per chi è utile
- e-commerce che gestiscono magazzino e spedizioni in un programma separato: vedi la pagina sulla realizzazione di e-commerce;
- studi e attività di servizi che usano un CRM o un gestionale delle pratiche;
- aziende con un catalogo prodotti già gestito in un altro sistema;
- chi fattura molto online, e vuole che fatture e pagamenti si parlino.
Come lo costruisco
Prima mappo il flusso dei dati e te lo mostro in uno schema semplice: cosa parte dal sito, cosa arriva, cosa succede se qualcosa va storto. Poi costruisco il collegamento e lo provo con dati di prova, senza toccare quelli veri, finché non torna tutto. Solo allora lo accendo sul sito.
Dopo la messa online, un'integrazione va seguita: i gestionali si aggiornano e a volte cambiano il modo di comunicare. Per questo la includo volentieri nel piano di assistenza, così se qualcosa cambia me ne accorgo io prima di te.
